Otwarcie nowego oddziału przedsiębiorcy – Kiedy i w jakich okolicznościach warto się nad tym zastanowić?

W polskim stanie prawnym brakuje ogólnej definicji oddziału przedsiębiorstwa spółki. W związku z tym polscy przedsiębiorcy powinni odnieść się do przedsiębiorców zagranicznych prowadzących działalność gospodarczą na terenie Polski w formie oddziałów. Definicja takiego oddziału znajduje się w ustawie o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z nią oddział stanowi wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywaną przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności (art. 3 pkt 4 tej ustawy). Taki oddział może cechować się swoistą autonomią określoną, jednakże przez przedsiębiorcę macierzystego. Co ważne, oddział nie posiada statusu przedsiębiorcy ani osobowości prawnej. Taki status posiada jedynie podmiot macierzysty, który go utworzył.

Przedsiębiorcy najczęściej decydują się na utworzenie oddziału w momencie, w którym czynności związane z prowadzoną działalnością gospodarczą wykraczają poza lokalizację tzw. głównego ośrodka gospodarczego. Z reguły zatem będzie to związane z taką działalnością gospodarczą, której przedmiotem jest handel, produkcja i dostawa towarów oraz świadczenie usług. Często pojawia się wówczas pytanie czy utworzyć oddział czy odrębną spółkę. Główną różnicą jest fakt, że oddział nie posiada zdolności prawnej ani zdolności do czynności prawnych, a wszelkie nabywane prawa i zaciągane zobowiązania stają się prawami i zobowiązaniami przedsiębiorcy głównego. Jeżeli przedsiębiorca, z przyczyn na przykład podatkowych, pragnie ograniczyć majątek do majątku w ramach jednego podmiotu, to lepszym rozwiązaniem będzie założenie odrębnej spółki. Nazwa takiej spółki może być dowolna, natomiast w przypadku oddziału powinna być tożsama z nazwą głównego przedsiębiorcy z dopiskiem „oddział”(art. 436 k.c.).

Każda zmiana nazwy dokonana przez główną spółkę automatycznie zmienia nazwę oddziału. Następnym aspektem, który powinien zostać wzięty pod rozwagę jest przedmiot działalności nowo utworzonej spółki i oddziału. W przypadku spółki może być on oczywiście dowolny, natomiast w przypadku oddziału powinien być on dokładnie taki sam lub węższy od działalności głównego przedsiębiorcy.
Przepisy prawa spółek nie regulują sposobu powstania oddziału, dlatego też zastosowanie będzie tu miało domniemanie, że utworzenie oddziału należy do kompetencji zarządu spółki, a więc podjęcia stosownej uchwały w tym zakresie.

Czasem umowa spółki może przewidywać, iż do utworzenia oddziału spółki będzie również konieczna uchwała zgromadzenia wspólników. Taka uchwała powinna wskazywać firmę (nazwę) oddziału, siedzibę i jego dokładny adres oraz osobę upoważnioną do prowadzenia spraw oddziału i jego reprezentacji. Warto również określić te składniki majątku przedsiębiorstwa, które zostaną przekazane oddziałowi w zarząd. Po powzięciu uchwały przepisy prawa nakładają na przedsiębiorcę obowiązek zgłoszenia faktu utworzenia oddziału do Krajowego Rejestru Sądowego. Tam należy przedłożyć wniosek KRS Z3, formularz KRS-ZA, uchwałę zarządu o utworzeniu oddziału oraz potwierdzenie uiszczenia opłaty sądowej oraz za publikację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w kwocie 350 zł. Jeżeli wpis jest dokonywany poprzez S24, to wystarczy załączyć wniosek KRS ZEL3 oraz opłatę w wysokości 300 zł. Taki wpis będzie miał charakter deklaratywny, więc nie wpływa na ważność wyodrębnienia oddziału. Warto pamiętać o tym, że wniosek powinien zostać opłacony na rachunek Sądu, w którym spółka jest zarejestrowana (nie na rachunek Sądu właściwego dla siedziby oddziału).

Odnośnie samodzielności utworzonego oddziału, należy pamiętać, że nie stanowi on odrębnego podmiotu prawa, choć istnieją w tym zakresie pewne wyjątki, tak jak na przykład na gruncie prawa pracy, gdzie oddział może zostać uznany za pracodawcę. Zasadą jest jednak, że utworzenie oddziału ma charakter organizujący, usprawniający działalność gospodarczą prowadzoną przez macierzystego przedsiębiorcę i nie korzysta z doniosłości prawnej. Oznacza to tyle, że to w dalszym ciągu zarząd spółki będzie uprawniony do reprezentowania oddziału w stosunkach z osobami trzecimi, chyba że osoby działające w oddziale zostały do tego upoważnione na przykład na zasadzie prokury oddziałowej, czyli wszelkich czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa oddziału.
Jeżeli oddział samodzielnie zatrudnia pracowników, powinien on dysponować własnym, odrębnym od podmiotu macierzystego NIP-em.

Jednakże w kwestiach podatkowych, w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), podatnikiem pozostaje spółka główna. Istnieje, jednakże obowiązek składania do urzędu skarbowego stosownych informacji dotyczących osiąganych przez oddział przychodów. Oddziały przedsiębiorstwa spółki nie posiadają również statusu podatnika podatku VAT, tym samym faktury wystawiane dla kontrahentów oddziału powinny zawierać dane identyfikujące spółkę macierzystą. Jeżeli chodzi o NIP, to należy wypełnić formularz NIP-2 (zgłoszenie aktualizacyjne) i przesłać do Urzędu Skarbowego właściwego dla spółki, nie dla oddziału.

Podsumowując, utworzenie oddziału głównego przedsiębiorstwa ma charakter czysto organizacyjno-techniczny. Pozwala to na usprawnienie działalności gospodarczej. Procedura utworzenia oddziału nie jest skomplikowana, a koszty z tym związane nie są wysokie.
W przypadku konieczności zasięgnięcia pomocy specjalistów, nasi doradcy chętnie pomogą w przygotowaniu wszelkich dokumentów niezbędnych do otwarcia oddziału.

Jeżeli po przeczytaniu tego wpisu uważasz, że może on pomóc innym osobom, mamy prośbę o jego udostępnienie, co na pewno będzie dla nas stanowiło zdecydowaną motywację do dalszego rozwoju tego miejsca…

Spodobał Ci się nasz artykuł? Przeczytaj podobne wpisy

Rafał Olejnik
Rafał Olejnik

Adwokat, Partner zarządzający kancelarią Dowlegal. Wieloletni praktyk. Doradca zarządów wielu spółek, w tym spółek notowanych na giełdzie papierów wartościowych. Pasjonat ochrony interesów członków zarządu (czasem jednak stający po drugiej stronie) oraz właścicieli działalności gospodarczych, który stoi na stanowisku, że priorytetem dla każdego przedsiębiorcy powinna być konieczność ochrony tak interesu spółki, którą zarządza, jak też, a może przede wszystkim, interesu osobistego.