Umowy towarzyszą nam każdego dnia. Często nie zdajemy sobie nawet sprawy, że zawieramy umowę, bo jakżeby inaczej nazwać sytuację, w której brat/siostra/kolega prosi o pożyczkę, my się na pożyczkę zgadzamy, przy czym strony ustnie ustaliły, że pożyczają sobie określoną kwotę, na określony czas, czasem również za określonym wynagrodzeniem. Co prawda strony tego nie spisały, ale to nie decyduje o ważności umowy – przyjmujemy, że strony zawarły umowę ustną.

Z doświadczenia wiem, że strony zawierają różne umowy – czasem to będzie wcześniej wskazana umowa pożyczki, może to być umowa o wykonanie strony internetowej, umowa najmu, umowa sprzedaży, umowa inwestycyjna często funkcjonująca w biznesie. Strony często nie zastanawiają się nad konsekwencjami podpisania umowy, która jest obarczona wadami, względnie nie reguluje kluczowych kwestii dotyczących zobowiązań, sankcji za niedotrzymanie zobowiązań oraz zabezpieczeń dotyczących płatności.

Strony umowy często i niepotrzebnie zakładają dobre intencje, które nawet jeżeli są dobre na dzień zawarcia umowy, nie muszą być dobre w przyszłości – wówczas będą liczyły się twarde, umowne zobowiązania. Zobowiązując się do wykonania określonego produktu/usługi powinniśmy kierować się zasadą, że umowa tworzona jest na złe czasy – nie dobre, albowiem to właśnie, kiedy strony z różnych względów popadają we wzajemną niełaskę, wykorzystują zapisy umów i z tego właśnie względu w interesie dwóch stron umowy ważne jest takie ukształtowanie jej zapisów, które zabezpieczą obie strony umowy.

Umowa w formie pisemnej czy ustnej?

Odpowiedź na to pytanie jest bardzo ważna, albowiem o ile nie ma przeciwwskazań do zawierania umów w formie ustnej, tak zawsze należy zadać sobie pytanie, czy w przypadku konfliktu, będę w stanie wykazać swoje racje, skoro założenia współpracy nie są spisane w dokumencie. Naszym klientom zawsze rekomendujemy spisanie głównych założeń w celu udokumentowania zamysłu stron. Pomocniczo wyłącznie nadmienię, iż art. 720 Kodeksu cywilnego wskazuje, że każda pożyczka powyżej 1.000 zł powinna być zawarta w formie pisemnej.

Kto podpisuje umowę?

Wydawać mogłoby się, iż naturalnie w przypadku Jana Kowalskiego to właśnie Jan Kowalski podpisze umowę we własnym imieniu. Są jednak sytuacje, w których należy zweryfikować czy w imieniu Jana Kowalskiego umowy nie powinien podpisać jego przedstawiciel ustawowy. Sytuacja komplikuje się zdecydowanie, gdy umowę powinien podpisać reprezentant spółki prawa handlowego. W takim przypadku każdorazowo należy zbadać, czy osoba, która miałaby umowę podpisać uprawniona jest do reprezentacji spółki.

Jak zbadać reprezentację w umowie?

Reprezentację w przypadku spółek prawa handlowego najlepiej zbadać na stronie Ministerstwa sprawiedliwości – https://ekrs.ms.gov.pl/. Pobierając odpis aktualny, można choćby sprawdzić czy osoba, która umowę chciałaby podpisać w imieniu spółki, faktycznie jest do tego uprawniona, a nie jest przykładowo wyłącznie pracownikiem spółki. Często pracownik otrzymuje zadanie znalezienia wykonawcy, działa w imieniu pracodawcy i brak weryfikacji, czy osoba ta jest uprawniona, aby zaciągać zobowiązania w imieniu przedsiębiorcy może mieć opłakane skutki, z nieważnością takiej umowy włącznie.

Co powinna zawierać każda umowa?

Każda umowa powinna wskazywać:

  • Strony umowy,
  • Przedmiot umowy,
  • Sposób wykonania,
  • Cenę,
  • Jeżeli umowa dotyczy wykonania dzieła – również obligatoryjnie strony powinny ustalić na jakich zasadach zamawiający będzie korzystał z praw autorskich,
  • Kary umowne na wypadek niewykonania lub nieprawidłowego wykonania umowy,

Jakie znaczenie w umowie mają kary umowne?

Umowa i obowiązki wynikające z umowy bez kar umownych tworzą fikcję obowiązku.  Zupełnie przykładowo – jeżeli strona zobowiązuje się do wykonania dzieła do określonego dnia i ostatecznie nie dochowa terminu, wówczas zapis o terminie, bez kary umownej stronom nie zapewnia realnego zobowiązania. Bez kary umownej zastrzeżonej na wypadek niedochowania terminu, po upływie terminu można dążyć do unicestwienia umowy, można dochodzić naprawienia szkody na zasadach ogólnych, co może być niejednokrotnie trudne – kara stanowi swoisty motywator i rekompensatę w linii prostej za niewywiązanie się z zobowiązania – brak wykonania umowy w określnym terminie, należy się kara pieniężna w określonej wysokości. Nie musimy w tym przypadku wykazywać szkody jaką ponieśliśmy, chyba, że naprawienia szkody chcielibyśmy dochodzić w kwocie, która przewyższyła wysokość zastrzeżonej kary umownej. Swoją drogą więcej na temat kar umownych opisaliśmy w odrębnym tekście, zatem warto zapoznać się z treścią poniższego linku:

https://dowlegal.pl/kary-umowne-jako-element-konieczny-kazdej-umowy/

Jak można zabezpieczyć wykonanie umowy?

Wszystko zależy od tego kogo chcemy zabezpieczyć i jakie świadczenie chcemy zabezpieczyć – jeżeli chcemy zabezpieczyć wykonanie świadczenia pieniężnego (zapłata ceny), wówczas ustawowo przysługują nam odsetki za opóźnienie. Dodatkowo, jeżeli przypuszczamy jakikolwiek problem z dokonaniem płatności przez kontrahenta, możemy pokusić się o tzw. „siódemki”. Jest to regulacja kodeksowa, gdzie w akcie notarialnym dłużnik poddaje się egzekucji z aktu notarialnego. W praktyce akt notarialny będzie tytułem egzekucyjnym, który wystarczy zaopatrzyć w klauzulę wykonalności (kilka dni, maksymalnie do kilku tygodni) i mamy tytuł wykonawczy, który umożliwia nam złożenie wniosku do komornika o rozpoczęcie procedury egzekucyjnej. Jest to bardzo łatwy, tani i szybki sposób prowadzenia egzekucji.

W przypadku świadczeń niepieniężnych – jeżeli druga strona nie wykona zobowiązania, do którego się zobowiązała, albo wykona to zobowiązanie w sposób niewłaściwy, wówczas na tę okoliczność strony (przede wszystkim osoba, która ma zapłacić za wykonanie przedmiotu umowy) powinny przewidzieć kary umowne, które zostały opisane powyżej.

Pamiętajmy, że brak odpowiedniej umowy, często powoduje problemy z udowodnieniem racji. Zdarza się, że mailowo strony ustalą wynagrodzenie 5.000 zł i następnie pojawia się problem z interpretacją kwoty – 5.000 zł netto czy może brutto? Jeżeli tworzymy umowę, kwoty rozpisujemy i wówczas jest czas na wyjaśnianie wątpliwości. Sam projekt umowy wymusza stawianie pytań, negocjowanie zapisów, terminów płatności. Jeżeli strony wszystko załatwią drogą rozmowy, korespondencji e-mail, wiele elementów po prostu umknie i potem będzie niemożliwe ustalenie co strony właściwie rozumiały.

Nasza kancelaria tworzy różne umowy, umowy spółek, umowy dystrybucyjne, umowy przy sprzedaży nieruchomości, umowy inwestycyjne, zatem jeżeli na którymkolwiek etapie potrzebujesz pomocy we właściwej konstrukcji zapisów umowy, chętnie przygotujemy zapisy lub sprawdzimy treść umowy, która została już napisana. s

Spodobał Ci się nasz artykuł? Przeczytaj podobne wpisy

Rafał Olejnik
Rafał Olejnik

Adwokat, Partner zarządzający kancelarią Dowlegal. Wieloletni praktyk. Doradca zarządów wielu spółek, w tym spółek notowanych na giełdzie papierów wartościowych. Pasjonat ochrony interesów członków zarządu (czasem jednak stający po drugiej stronie) oraz właścicieli działalności gospodarczych, który stoi na stanowisku, że priorytetem dla każdego przedsiębiorcy powinna być konieczność ochrony tak interesu spółki, którą zarządza, jak też, a może przede wszystkim, interesu osobistego.