Digitalizacja wniosków składanych do KRS

Digitalizacja postępowania rejestrowego rozpoczęła się 26 stycznia 2018 r., kiedy to Sejm uchwalił ustawę o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw. Razem z poprawkami do ustawy nowelizującej postępowanie przed Krajowym Rejestrem Sądowym (16.12.2020 r.) odroczono termin wejścia w życie przepisów o elektronizacji Krajowego Rejestru Sądowego, najpierw na 1 marca 2021 roku, potem na 1 lipca 2021 r. Przedsiębiorcy, zatem, wyłącznie do 30 czerwca 2021 roku mogli kierować wnioski do KRS w wersji papierowej. Wszelkie dane są teraz przetwarzane przez system teleinformatyczny – w Portalu Rejestrów Sądowych.

Od 1 października 2018 r. określone w nowelizacji podmioty składają do KRS sprawozdania finansowe wyłącznie drogą elektroniczną (poprzez system RDF). Wnioski w formie papierowej będą podlegały zwrotowi bez wzywania do uzupełnienia braków. Proces ten jest zautomatyzowany i nie wymaga udziału sądu rejestrowego oraz orzeczników. Ustawa jeszcze w 2018 roku wprowadziła również Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, w którym przechowywane są wypisy i wyciągi aktów notarialnych. Elektronizacja postępowania przed KRS ma na celu usprawnienie pracy sądów rejestrowych i sekretariatów sądów oraz przyspieszenie procedury rejestracji zmian danych wpisanych do KRS (bezpieczeństwo obrotu). Decyzje sądów rejestrowych będą wydawane jako dokumenty elektroniczne podpisane podpisem kwalifikowanym i doręczane na konta użytkowników w Portalu Rejestrów Sądowych.

Ustawodawca, po sprawnie działającym systemie S24 oraz po uruchomieniu Repozytorium Dokumentów Finansowych, zdecydował się na elektronizację procedury składania „zwykłych” wniosków, takich jak np. Z3, czyli wniosków o zmianę danych wpisanych do KRS. Taki wniosek w formie papierowej zostanie zwrócony bez wzywania do usunięcia braków.

Jak to ma wyglądać w praktyce? Otóż, przy zmianie umowy spółki należy załączyć akt notarialny Zgromadzenia Wspólników. Do tego celu wykorzystane będzie Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Notariusz ma obowiązek zarejestrowania aktu w tym systemie na potwierdzenie czego otrzymuje potwierdzenie z numerem. Ten numer przedsiębiorca będzie musiał wskazać podczas wypełniania wniosku w eKRS.

Newralgiczną kwestię stanowią dokumenty inne niż te sporządzone przez notariuszy. Dokumenty poświadczone elektronicznie przez notariusza lub profesjonalnego pełnomocnika będą oczywiście wystarczające. Sytuacja się jednak komplikuje w momencie, w którym przedsiębiorca decyduje się na samodzielne działanie poprzez wysłanie skanów dokumentów. W związku z tym, że nie będzie ich mógł w żaden sposób poświadczyć, w terminie 3 dni od wprowadzenia wniosku, będzie musiał nadesłać do Sądu oryginały pism.

Jeżeli chodzi o opłatę od wniosków, będzie to działało adekwatnie do S24, czyli bez uiszczenia opłaty, nie będzie możliwe złożenie wniosku.

Decyzje sądów również będą wysyłane w postaci elektronicznej na adres mailowy wskazany w systemie. Jednakże, tak jak w przypadku S24, w mailu będzie podana jedynie informacja o wydaniu decyzji lub dostrzeżeniu jakichkolwiek braków przez sąd. Sama treść decyzji będzie znajdowała się w systemie, do którego przedsiębiorca będzie musiał się zalogować.

Główne założenia elektronizacji postępowania przed KRS:

  • aby móc korzystać z systemu eKRS potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP;
  • czynności sądu, referendarza sądowego i przewodniczącego będą utrwalane wyłącznie w systemie teleinformatycznym (6942a p.c.);
  • sąd rejestrowy przy pierwszym doręczeniu w sprawie będzie pouczał o konieczności wnoszenia pism wyłącznie drogą elektroniczną i o tym, że pisma niewniesione za pośrednictwem systemu teleinformatycznego nie wywołują skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu;
  • akta rejestrowe dla podmiotów utworzonych po 1 lipca 2021 r. będą prowadzone wyłącznie w systemie teleinformatycznym;
  • podmioty wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz SP ZOZ będą mogły składać wnioski drogą elektroniczną. Wnioski jednak mogą mieć dalej formę papierową.

Digitalizacja wniosków składanych do KRS w praktyce – co się zmieni?

W praktyce nie zmienia się zawartość składanych wniosków, a jedynie sposób. Należy wypełnić interaktywny formularz, ale zakres informacji przesyłanych do sądu rejestrowego jest taki sam jak przy tradycyjnym sposobie. Ważną kwestią jednakże jest fakt, iż znikną na stałe papierowe akta rejestrowe. Będą one prowadzone wyłącznie w systemie teleinformatycznym, przy czym tyczy się to tylko tych dokumentów, które są podstawą wniosku o wpis dokonanego od 1 lipca 2021 roku.  Akta rejestrowe wpisów dokonanych przed 1 lipca nie zostaną przetworzone na postać elektroniczną. Dostęp do elektronicznych aktów rejestrowych będzie możliwy za pomocą przeglądarki akt rejestrowych, która jest dostępna na Portalu Rejestrów Sądowych i taka usługa nie wymaga wcześniejszej rejestracji.

Aby złożyć elektroniczny wniosek do KRS należy zalogować się w na stronie https://prs.ms.gov.pl i przejść do sekcji e-formularze KRS. Jeśli nie jest się zarejestrowanym w systemie trzeba się zautoryzować albo poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny albo poprzez jedną z trzech metod identyfikacji tożsamości: profil zaufany, e-dowód, mojeID. Po zalogowaniu można wybrać odpowiedni wniosek (np. wniosek o rejestrację, zmianę czy wykreślenie z KRS) i wypełnić aktywne pola formularza. Dużym ułatwieniem jest automatyczne wypełnianie przez system podstawowych danych o podmiocie.

Podsumowując, niniejsza zmiana może nieść ze sobą naprawdę rewolucyjne skutki. Niewątpliwymi zaletami są: ułatwienie oraz usprawnienie procesu realizacji wniosku przez sądy rejestrowe, redukcja błędów formalnych poprzez podpowiedzi systemu co do wypełnionych pól, możliwość weryfikacji statusu sprawy poprzez system elektroniczny KRS, szybszy sposób kontaktu z organem rozpatrującym wniosek, ułatwienie postępowań związanych ze zmianą danych spółki, co przyspieszy i procesy zarządzania przedsiębiorstwem i zmniejszenie papieru w obrocie.

Jeżeli po przeczytaniu tego wpisu uważasz, że może on pomóc innym osobom, mamy prośbę o jego udostępnienie, co na pewno będzie dla nas stanowiło zdecydowaną motywację do dalszego rozwoju tego miejsca…

Spodobał Ci się nasz artykuł? Przeczytaj podobne wpisy

Rafał Olejnik
Rafał Olejnik

Adwokat, Partner zarządzający kancelarią Dowlegal. Wieloletni praktyk. Doradca zarządów wielu spółek, w tym spółek notowanych na giełdzie papierów wartościowych. Pasjonat ochrony interesów członków zarządu (czasem jednak stający po drugiej stronie) oraz właścicieli działalności gospodarczych, który stoi na stanowisku, że priorytetem dla każdego przedsiębiorcy powinna być konieczność ochrony tak interesu spółki, którą zarządza, jak też, a może przede wszystkim, interesu osobistego.