Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę kapitałową – najważniejsze informacje dla przedsiębiorców

W artykule eksperci kancelarii Dowlegal postarają się odpowiedzieć na pytania związane z możliwością przekształcenia tzw. jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę kapitałową, w tym w szczególności:

1. Jaki jest skutek prawny przekształcenia?
2. Czy mogę sobie wybrać dowolną spółkę, w którą chcę przekształcić działalność?
3. Czy wymagana jest zgoda kontrahentów na przekształcenie?
4. W jakich sytuacjach warto rozważyć przekształcenie?
5. Co dzieje się z koncesjami, licencjami i innymi decyzjami administracyjnymi wydanymi dla przedsiębiorcy?
6. Jaka jest odpowiedzialność spółki kapitałowej po przekształceniu wobec wierzycieli, klientów i urzędu skarbowego?
7. Jakie są skutki podatkowe przekształcenia (podatek dochodowy, VAT, PCC)?
8. Czy jeżeli otrzymałem subwencję lub dotację, po przekształceniu ministerstwo będzie traktowało przekształconego przedsiębiorcę jako kontynuatora działalności?
9. Jak wygląda proces transformacji?
10. Ile czasu zajmuje cała procedura?
11. Jakie będzie brzmienie nazwy firmy po przekształceniu?
12. Jakie dokumenty należy przygotować celem rozpoczęcia procedury przekształcenia?
13. Jakie są koszty przekształcenia?

Bezwarunkową zaletą przekształcenia niewątpliwie pozostaje możliwość przejścia wszystkich praw i obowiązków na spółkę kapitałową z dniem wpisu spółki do rejestru, albowiem wynika to wprost z kodeksu spółek handlowych.

Przekształcenie działalności w spółkę kapitałową – Jaki jest skutek prawny przekształcenia w spółkę kapitałową?

Bezwarunkową zaletą przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę kapitałową, niewątpliwie pozostaje możliwość przejścia wszystkich praw i obowiązków na spółkę kapitałową z dniem wpisu spółki do rejestru, albowiem wynika to wprost z kodeksu spółek handlowych. W praktyce oznacza to, iż przekształcany przedsiębiorca nie jest zobowiązany do pozyskania zgody kontrahentów lub wierzycieli na przekształcenie, zatem mamy wręcz do czynienia z automatyzmem przejścia praw i obowiązków na nową spółkę. Dochodzi do określanej w nomenklaturze prawnej sukcesji uniwersalnej, więc na spółkę z dniem wpisu przejdą bez wyjątku wszystkie prawa i obowiązki działalności gospodarczej.

Czy mogę sobie wybrać dowolną spółkę, w którą chcę przekształcić działalność gospodarczą?

Zasadniczo ustawodawca ograniczył możliwość przekształcenia działalności gospodarczej w każdą spółkę wyszczególnioną w kodeksie spółek handlowych. Jedyną możliwość, jaką regulator przewidział dla działalności to przekształcenie w spółkę kapitałową, tj. spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółkę akcyjną. Jeżeli przedsiębiorca jest zainteresowany spółką osobową z jednoczesną możliwością wykazania się historią działalności, wówczas powinien rozważyć kolejny proces transformacji, tym razem ze spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w spółkę osobową (np. spółkę komandytową).

Czy wymagana jest zgoda kontrahentów na przekształcenie w spółkę kapitałową?

Zgodnie z tym, co zaznaczyliśmy powyżej, nie jest wymagana ani zgoda kontrahentów, ani zgoda wierzycieli na przekształcenie. Proces przekształcenia wynikający z kodeksu spółek zakłada automatyczne przejście wszelkich praw i obowiązków na przekształconego przedsiębiorcę.

W jakich sytuacjach warto rozważyć przekształcenie?

Przedsiębiorcy prowadzący tzw. jednoosobową działalność gospodarczą najczęściej rozważają przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę w kilku wybranych sytuacjach:

1. konieczność odseparowania majątku prywatnego od majątku przedsiębiorstwa,
2. względy wizerunkowe,
3. zachowanie historii kredytowej,
4. przygotowanie przedsiębiorstwa do sprzedaży w przyszłości,
5. potrzeba umożliwienia płynnej sukcesji w przedsiębiorstwie na wypadek śmierci lub innego nagłego zdarzenia uniemożliwiającego faktyczne zarządzanie
6. potrzeba występowania w przetargach publicznych jako nowy podmiot – spółka prawa handlowego, jednak z zachowaniem ciągłości i możliwości powoływania się na dotychczasowe doświadczenie,

Co dzieje się z koncesjami, licencjami i innymi decyzjami administracyjnymi wydanymi dla przedsiębiorcy?

Zgodnie z brzemieniem literalnym przepisów dotyczących przekształcenia, spółka przekształcana pozostaje podmiotem w szczególności zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przed jego przekształceniem, chyba, że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi stanowi inaczej.

Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę prawa handlowego zapewnia ciągłość, która wymagana jest między innymi przez PFR w zakresie rozliczenia subwencji udzielanych w związku z koronawirlsem i tarczą antykryzysową.

Jaka jest odpowiedzialność spółki kapitałowej po przekształceniu wobec wierzycieli, klientów i urzędu skarbowego?

Planując przekształcenie, należy mieć na uwadze, że osoba fizyczna – działalność przekształcana, odpowiada solidarnie ze spółką przekształconą za zobowiązania przedsiębiorcy przekształcanego związane z prowadzoną działalnością powstałe przed dniem przekształcenia, przez 3 lata, liczone od dnia przekształcenia.

Należy mieć jednocześnie na uwadze, że zgodnie z brzmieniem ustaw „Ordynacja podatkowa”, jednoosobowa spółka kapitałowa powstała w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną wstępuje w przewidziane w przepisach prawa podatkowego prawa przekształcanego przedsiębiorcy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, z wyjątkiem tych praw, które nie mogą być kontynuowane na podstawie przepisów regulujących opodatkowanie spółek kapitałowych. Dodatkowo należy pamiętać jednoosobowa spółka kapitałowa powstała w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną odpowiada całym swoim majątkiem solidarnie z tą osobą fizyczną za powstałe do dnia przekształcenia zaległości podatkowe przedsiębiorcy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Jakie są skutki podatkowe przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę kapitałową (podatek dochodowy, VAT, PCC)?

Proces przekształcenia zasadniczo jest neutralny podatkowo dla przedsiębiorcy przekształcanego i spółki przekształconej.

W zakresie VAT, procesy transformacyjne nie rodzą skutków podatkowych w VAT. Spółka przekształcona będzie zobowiązana do zarejestrowania siebie jako podatnika podatku VAT. Otrzyma również nowy numer identyfikacji podatkowej.

W zakresie podatku dochodowego, procesy transformacyjne również nie powodują powstania dochodu, który miałby zostać opodatkowany. Z dniem rejestracji spółki kapitałowej podlega ona opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych, tzw. CIT, zatem planując tę formę transformacji, należy mieć ten aspekt na uwadze.

W zakresie PCC proces przekształcenia zasadniczo związany jest z wysokością zdefiniowanego kapitału zakładowego w spółce kapitałowej. Jeżeli wysokość kapitału zakładowego zostanie zdefiniowana na minimalnym poziomie 5.000 zł, wówczas spółka będzie zobowiązana do zapłaty podatku PCC w wysokości 0,5% liczonego od wysokości kapitału zakładowego.

Czy jeżeli otrzymałem subwencję lub dotację, po przekształceniu ministerstwo będzie traktowało przekształconego przedsiębiorcę jako kontynuatora działalności?

Zdecydowanie Ministerstwo oraz PFR odrzuca procesy transformacyjne polegające na wniesieniu zorganizowanej części przedsiębiorstwa do nowo zawiązanej spółki, natomiast równie zdecydowanie nie wyklucza możliwości przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę kapitałową na zasadzie przepisów o przekształceniu wynikających z kodeksu spółek handlowych. Powyższe jest równoznaczne, że w rozumieniu umowy o uzyskanie subwencji nie zaistnieje przesłanka powodująca konieczność zwrotu pełnej wartości subwencji, albowiem spółkę przekształconą należy traktować jako kontynuatora działalności gospodarczej (zatem warunek ciągłości będzie spełniony).

Jak wygląda proces transformacji?

Od strony formalnej przekształcany przedsiębiorca winien będzie przygotować dokumenty wymagane przez kodeks spółek handlowych. Głównym dokumentem, na podstawie którego możliwy będzie wniosek o wpis spółki kapitałowej do Krajowego Rejestru Sądowego będzie Plan przekształcenia, który musi odpowiadać rygorom ustawy oraz zawierać załączniki, które są w niej wyszczególnione.

Przede wszystkim do procesu transformacji należy się przygotować od strony księgowej oraz prawnej, albowiem niespełnienie któregokolwiek z wymogów ustawy będzie powodowało zwrot wniosku o rejestrację spółki. Plan przekształcenia zostanie poddany badaniu przez biegłego rewidenta, natomiast procesem kończącym proces transformacji będzie fizyczny wpis spółki przez sąd rejestrowy do Krajowego Rejestru Sądowego.

Ile czasu zajmuje cała procedura?

Proces przekształcenia uzależniony jest od kilku czynników, w tym przede wszystkim od czasu:

1. skompletowanie dokumentów księgowych i wykonania wyceny oraz przygotowania sprawozdania finansowego na cele przekształcenia,
2. badania planu przekształcenia przez biegłego rewidenta,
3. fizycznego wpisu przez Krajowy Rejestr Sądowy przekształconej spółki.

W związku z tym, że ustawodawca nie przewidział tzw. uproszczonej procedury przekształcenia, niezbędne jest złożenie wniosku o wyznaczenie biegłego rewidenta w celu zbadania planu przekształcenia, co znacząco wydłuża proces przekształcenia. W związku z powyższym istotne jest złożenie wniosku o wyznaczenie konkretnego biegłego rewidenta, który na tyle, na ile nie wpłynie to na jakość wydanej opinii, wyda ją bez zbędnej zwłoki.

Mając na uwadze wszystkie powyższe czynniki, należy liczyć się z czasem około 2 – 3 miesięcy na fizyczne przekształcenie.

Jakie będzie brzmienie nazwy firmy po przekształceniu?

Gdy zmiana firmy przekształcanego przedsiębiorcy nie polega tylko na dodaniu części identyfikującej formę prawną spółki przekształconej, spółka przekształcona ma obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy, obok nowej firmy, z dodaniem wyrazu ,,dawniej” – przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia działalności w spółkę. Oznacza to tyle, że jeżeli firma działalności gospodarczej brzmiała Jan Nowak E-commerce, wówczas, gdy nazwa spółki będzie brzmiała Jan Nowak E-commerce sp. z o.o. nie trzeba stosować dodatku „dawniej”, natomiast jeżeli dodamy dodatkowe oznaczenia firmy, wówczas przez co najmniej rok należy używać w nazwie „dawniej”.

Jakie dokumenty należy przygotować celem rozpoczęcia procedury przekształcenia?

Musimy pamiętać o tym, że w celu rozpoczęcia procesu transformacyjnego należy skompletować szereg dokumentów, które będą załącznikami do planu przekształcenia. Pierwsze dokumenty, jakie powinny się znaleźć przy kompletowaniu dokumentacji do przekształcenia to m.in. dokumentacja księgowa wyszczególniona w punktach poniżej, i tak, należy przygotować:

1. projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy (na tym etapie zatem będzie to wyłącznie projekt),
2. projekt aktu założycielskiego (statutu) – na tym etapie również będzie to zatem projekt,
3. wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego;
4. sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy.

Dwa ostatnie dokumenty należy sporządzić z udziałem księgowości, niemniej w ujęciu takim, które pozwoli na sprawne badanie planu przekształcenia z załącznikami biegłemu rewidentowi, albowiem proces transformacji wymaga w celu spełnienia formalizmów również badania tego dokumentu właśnie przez biegłego rewidenta. W naszej praktyce wykorzystujemy wieloletnią współpracę z biegłym rewidentem, co zdecydowanie skraca proces przekształcenia. Jednocześnie bardzo ważne znaczenie ma fakt, iż plan przekształcenia musi być sporządzony z datą miesiąca następnego po miesiącu, w którym sporządzone zostało sprawozdanie finansowe na cele przekształcenia, zatem jeżeli na sprawozdaniu finansowym będzie widniała data 1 maja, wówczas plan przekształcenia powinien zostać sporządzony z datą na określony dzień w czerwcu.

Jakie są koszty przekształcenia?

Główne koszty przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę to:

1. 2000 zł netto – koszt księgowego za przygotowanie wyceny bilansowej majątku przedsiębiorcy oraz sprawozdania finansowego na cele przekształcenia,
2. 1000 zł netto – koszt notariusza, przy czym koszt ten będzie uzależniony od taksy notariusza oraz wartości kapitału zakładowego w nowej spółce,
3. 900 zł – koszty opłat sądowych,
4. 3000 zł netto – 5000 zł netto – koszt biegłego rewidenta, który będzie badał plan przekształcenia,
5. 0,5% od wartości wniesionych wkładów – podatek pobierany przez notariusza w czasie zawierania umowy spółki i zależny jest od ustalonego kapitału zakładowego,
6. Koszt wynagrodzenia kancelarii prawnej, która pomoże przygotować pełną dokumentację oraz skoordynuje prace księgowego i biegłego rewidenta,

Podsumowując, przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę kapitałową, jest formą zachowania kontynuacji działalności gospodarczej, choć od dnia przekształcenia przedsiębiorca działa w zdecydowanie bezpieczniejszej formie prawnej, która zapewnia zdecydowanie oddzielenie sytuacji osobistej przedsiębiorcy od sytuacji zawodowej, co powinno być nadrzędnym celem każdego przedsiębiorcy, który prowadzi faktycznie prężnie rozwijającą się firmę. Czas przekształcenia to kilka miesięcy, natomiast koszt przekształcenia sięga granicy kilkunastu tysięcy złotych. Oczywiście każdorazowo należy sytuację przedsiębiorcy badać indywidualnie.

Więcej na temat spółek kapitałowych, możesz przeczytać pod tymi linkami:
Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę kapitałową – krok po kroku
Uproszczona procedura przekształcenia spółki w inny rodzaj spółki
Spółka kapitałowa jako bezpieczna forma prowadzenia działalności gospodarczej

Jeżeli po przeczytaniu tego wpisu uważasz, że może on pomóc innym osobom, mamy prośbę o jego udostępnienie, co na pewno będzie dla nas stanowiło zdecydowaną motywację do dalszego rozwoju tego miejsca…

Spodobał Ci się nasz artykuł? Przeczytaj podobne wpisy