Głosowanie elektroniczne w spółce, jako nowa alternatywa dla spółek handlowych

Z poniższego tekstu dowiesz się, kiedy i w jakich przypadkach organy spółek kapitałowych mogą komunikować się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej oraz czy rzeczywiście jest to rozwiązanie, które stanowi dla nich duże ułatwienie.

Pandemia od roku nie ułatwia pracy wszystkim osobom, także członkom organów spółek kapitałowych, które to w wyniku wielu obostrzeń na początku nie były w stanie funkcjonować jak dotychczas, chociażby, jeśli spojrzeć na brak możliwości podejmowania uchwał. Z tego względu ustawodawca tzw. tarczą antykryzysową 2.0 wprowadził kilka nowych regulacji do Kodeksu spółek handlowych, aby zredukować paraliż działalności biznesowej spółek. Poniżej wskazane zostaną możliwości z jakich przy podejmowaniu uchwał mogą skorzystać członkowie danych organów spółki.

Należy podkreślić, iż przed wprowadzeniem tych regulacji do kodeksu spółek handlowych głosowanie za pomocą środków komunikacji elektronicznej było możliwe, jednak tylko wtedy, gdy:

  • Umowa spółki zawierała stosowne zapisy w tym zakresie;
  • Umowa spółki nie zawierała postanowień zabraniających tego typu formy uczestnictwa w zgromadzeniach.

Warto zacząć rozważania od organu wykonawczego, którego głównym zadaniem jest reprezentacja i prowadzenie spraw spółki, czyli od zarządu.

Obecnie członkowie zarządu mogą skorzystać z uczestnictwa w posiedzeniach zarządu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, podejmowania uchwał w trybie obiegowym lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 2341 k.s.h) – WARUNEK: umowa spółki nie może wykluczać tej formy przeprowadzania zebrań – art. 2341 § 1 k.s.h i przyjęcie stosownego regulaminu przez podmiot uprawniony do tego zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych – art. 2341 § 3 k.s.h, a także z oddania głosu przez członka zarządu na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu (WARUNEK: umowa lub statut spółki nie wyłącza takiej możliwości).

W przypadku rady nadzorczej również zostało wprowadzonych kilka uproszczeń. Mogą oni obecnie podejmować uchwały w trybie obiegowym, głosować nad uchwałą przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (głosowanie elektroniczne), oddać głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej.

Warunki możliwości wyboru trybu głosowania elektronicznego nad uchwałą:

  • żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu;
  • dostarczenie przez spółkę środków porozumiewania się na odległość, tak aby zapewnić tajność głosowania członków rady nadzorczej.

Tryb głosowania jest możliwy także gdy umowa lub statut spółki przewiduje głosowanie tajne – w przeciwieństwie do tzw. głosowania obiegowego (np. głosowanie w sprawie wyboru członków zarządu).

Jeśli chodzi natomiast o zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy co do zasady ich posiedzenia winny odbywać się na terytorium RP – w miejscowości będącej siedzibą spółki lub w innym miejscu wskazanym w umowie spółki lub ustalonym przez wszystkich wspólników.

W przypadku gdy żadna z powyższych możliwości nie może być obrana, gdyż wspólnicy nie mogą się osobiście spotkać na zgromadzeniu mogą skorzystać z furtki jaką podarował ustawodawca, a mianowicie mogą oni:

  • ustanowić pełnomocnika do głosowania na zgromadzeniu w ich imieniu (WARUNEK: pełnomocnictwo udzielone na piśmie pod rygorem nieważności ad solemnitatem oraz pełnomocnikiem nie może być członek zarządu tej spółki lub jej pracownik);
  • podjąć uchwałę na piśmie (wyrażenie pisemnej zgody wspólników na daną uchwałę) albo wyrazić przez wszystkich wspólników zgodę na przeprowadzenie pisemnego głosowania, po czym przeprowadzić pisemne głosowanie nad uchwałą. Głosowanie takie może się odbyć niezależnie od miejsca, w którym znajdują się wspólnicy.

Ważne!!!
Wcześniej tryb obiegowy nie mógł być zastosowany do uchwał, które wymagają zachowania tajności!!!

Przepisy wprowadzone ustawą antykryzysową 2.0 nie odnoszą się do kwestii tajności głosowania. Można zatem przyjąć, że nie został uchylony wymóg zachowania tajności z art. 247 § 2 k.s.h. i 420 § 2 k.s.h., a spółka powinna zapewnić odpowiednie środki techniczne ku zapewnieniu poufności głosowania wspólników.

Najciekawszym rozwiązaniem jakie wprowadził ustawodawca jest głosowanie elektroniczne, inaczej mówiąc głosowanie przy wykorzystaniu komunikacji elektronicznej. Chodzi tu zarówno o głosowanie jak i sam udział na zgromadzeniach za pośrednictwem komunikacji elektronicznej, czyli tzw. telekonferencja bądź wideokonferencja.

WAŻNE!!!
STATUT LUB UMOWA SPÓŁKI NIE MUSI PRZEWIDYWAĆ TAKIEGO TRYBU UCZESTNICTWA LUB GŁOSOWANIA CHYBA ŻE Z POSTANOWIEŃ STATUTU LUB UMOWY WYNIKA, ŻE PODEJMOWANIE UCHWAŁ W TAKI SPOSÓB ZOSTAŁO WPROST WYŁĄCZONE!!!

WARUNKI możliwości skorzystania z takiego trybu:

  • to osoba zwołująca dane zgromadzenie postanawia, że będzie ono przeprowadzone za pośrednictwem komunikacji elektronicznej – art. 2341§ 1 zd. 2 ksh;
  • zawiadomienie o zgromadzeniu winno zawierać następujące informacje:
    – sposób uczestniczenia w zgromadzeniu
    – wypowiadanie się w trakcie zgromadzenia
    – wykonywanie prawa głosu
    – wniesienie sprzeciwu od podjętych uchwał
  • winna być zapewniona dwustronna komunikacja W CZASIE RZECZYWISTYM – 2341§ 2 pkt 1 ksh;
  • wszystkim osobom uczestniczącym w zgromadzeniu, które przebywają poza miejscem odbywania zgromadzenia należy zapewnić możliwość wypowiadania się w toku zgromadzenia

UWAGA!!!
Wspólnicy mogą być na zgromadzeniu zastępowani przez pełnomocników, którzy będą wykonywać prawo głosu – art. 243 § 1 ksh i art. 2341 § 2 pkt 2 ksh

Szczegółowe zasady zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej powinny zostać zawarte w regulaminie przyjętym przez radę nadzorczą; w przypadku spółki z o.o., jeśli nie została ustanowiona rada nadzorcza taki regulamin może być przyjęty uchwałą wspólników. Taka uchwała może być podjęta bez odbycia zgromadzenia wspólników

Warto pamiętać, że taki tryb udziału w zgromadzeniach wymaga spełnienia kilku przesłanek:

  • Miejsce zgromadzenia – powinno odbyć się w określonym miejscu na terenie Polski, określonym zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych i umową spółki;
  • W tym miejscu winien znajdować się przynajmniej przewodniczący i protokolant, a notariusz tylko gdy będzie wymagane sporządzenie protokołów w formie aktu notarialnego. Wszystkie inne osoby, które uczestniczą w zgromadzeniu mogą komunikować się elektronicznie;
  • Z przebiegu zgromadzenia należy sporządzić pisemny protokół

Można zatem wysnuć wniosek, iż wciąż pozostaje wiele warunków jakie muszą być spełnione, aby można było skorzystać z elektronicznego udziału w zgromadzeniach jak i elektronicznego głosowania.

TEGO WCIĄŻ NIE MOŻNA ROBIĆ ELEKTRONICZNIE!!!

  • pełnomocnictwo elektroniczne do udziału w zgromadzeniu wspólników i walnym zgromadzeniu;
  • sporządzenie protokołu z walnego zgromadzenia przez notariusza z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

PRAKTYCZNE UWAGI

Warto zastanowić się w jaki sposób należy zorganizować zgromadzenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej tak, aby była zapewniona dwustronna komunikacja wspólników w czasie rzeczywistym. Dzisiaj nie jest to wcale trudne ze względu na szybki rozwój technologii i komunikatorów internetowych. Każdą wideokonferencję można bez większych problemów przeprowadzić za pomocą takich oprogramowani jak: ZOOM, Microsoft Teams, Skype czy Google Hangouts. Istotnym problemem jest zachowanie bezpieczeństwa takich zgromadzeń. Wciąż nie ma pewności czy podczas zgromadzeń online przed nieautoryzowanym dostępem zostanie zapewniona pełna ochrona danych jakie są udostępniane podczas zgromadzeń.

Kolejnym praktycznym problemem jest zapewnienie tajności podczas głosowań. Pomimo nowelizacji ksh nadal np. w sprawach osobowych wymagane jest głosowanie tajne i zadaniem spółki jest przygotowanie takiego zebrania, które umożliwi taki tryb głosowania. Rozwiązaniem jest skorzystanie z płatnych platform i aplikacji internetowych, które zostały specjalnie stworzone do obsługi tzw. „e-zgromadzeń”. Zatem do spółki będzie należał wybór odpowiedniej aplikacji/platformy – takiej która da możliwość bezpiecznego oddania głosu, tajnego oddania głosu, weryfikacji tożsamości tych osób, a także takiej, która wyeliminuje szansę oddania głosu nad daną uchwałą więcej niż raz. W momencie gdy spółka nie będzie chciała korzystać z płatnych aplikacji może się zastanowić nad umożliwieniem uczestnictwa zdalnego w zebraniach na których będą podejmowane uchwały w głosowaniu jawnym. Bowiem wcześniej wspomniane bezpłatne komunikatory są dużym ułatwieniem, a funkcjonalność w jaką są wyposażone usprawni komunikację.

W zebraniach za pośrednictwem komunikacji elektronicznej ciekawym zagadnieniem jest możliwość wykonywania prawa głosu nie tylko osobiście, ale również przez pełnomocnika. Forma oddawania głosu jest dowolna. Warunkiem jest jednak weryfikacja tożsamości osoby oddającej głos. W jaki sposób można to zapewnić? Najczęściej generowany jest specjalny link do spotkania, który wysyłany jest do wspólników. Jednocześnie udostępniane jest im hasło, które należy znać, aby móc dołączyć do spotkania. To powoduje, że w zebraniu mogą wziąć udział tylko te osoby, które otrzymały hasło.

Ażeby zgromadzenia wspólników za pomocą środków komunikacji elektronicznej mogły się odbywać rada nadzorcza lub w razie jej braku wspólnicy powinni przyjąć stosowny regulamin.

W regulaminie takim należy przede wszystkim wskazać i opisać takie zagadnienia jak:

  • sposób zgłoszenia zarządowi spółki chęci udziału wspólnika w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej,
  • weryfikacja tożsamości wspólnika oraz pełnomocnika,
  • udostępnianie dokumentów i projektów uchwał,
  • oddawanie głosu,
  • warunki techniczne sprzętu,
  • oprogramowanie do przeprowadzania zgromadzeń wspólników,
  • sposób zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Wprowadzenie możliwości uczestnictwa przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest bardzo ważną i postępową zmianą. Natomiast nim dana spółka zdecyduje się na taki model komunikacji, wspólnicy muszą zastanowić się nad uregulowaniem wielu kwestii. Szczególnie ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa przesyłanych danych.

Jeżeli po przeczytaniu tego wpisu uważasz, że może on pomóc innym osobom, mamy prośbę o jego udostępnienie, co na pewno będzie dla nas stanowiło zdecydowaną motywację do dalszego rozwoju tego miejsca…

Spodobał Ci się nasz artykuł? Przeczytaj podobne wpisy

Rafał Olejnik
Rafał Olejnik

Adwokat, Partner zarządzający kancelarią Dowlegal. Wieloletni praktyk. Doradca zarządów wielu spółek, w tym spółek notowanych na giełdzie papierów wartościowych. Pasjonat ochrony interesów członków zarządu (czasem jednak stający po drugiej stronie) oraz właścicieli działalności gospodarczych, który stoi na stanowisku, że priorytetem dla każdego przedsiębiorcy powinna być konieczność ochrony tak interesu spółki, którą zarządza, jak też, a może przede wszystkim, interesu osobistego.